Fuhrparkmanagement – Was steckt dahinter? Was gehört dazu?

Fuhrparkmanagement – Was steckt dahinter? Was gehört dazu?

Nichts symbolisiert den wirtschaftlichen Aufschwung der Nachkriegsjahre so sehr wie der VW Käfer. Er war das Sinnbild für die prosperierende Gesellschaft und deren neue Mobilität. Ob einfache Überlandfahrten oder Reisen – mit dem eigenen Auto schien alles machbar. Die Wirtschaft profitierte ebenfalls von der möglich gewordenen Massenmobilität. Unternehmen konnten nun komfortabel bundesweit agieren und mit Mitarbeiter/-innen jederzeit vor Ort sein. Dienstwagen wurden immer beliebter, die Fuhrparks der Unternehmen immer größer. Gleichzeitig stieg der Verwaltungsaufwand für die Fahrzeugflotten – das professionelle Fuhrparkmanagement gewann an Bedeutung. Doch was bedeutet Fuhrparkmanagement?

Was ist Fuhrparkmanagement?

Fuhrparkmanagement bezeichnet das weite Aufgabenfeld, das sich aus der Planung, Organisation, Verwaltung und Steuerung aller Fahrzeuge eines Unternehmens ergibt. Das können neben klassischen Pkw auch Baustellenfahrzeuge, Lkw oder andere Spezialfahrzeuge sein. Dabei unterscheidet man zwischen Dienstwagen, die einzelnen Angestellten überlassen werden, und Poolfahrzeugen, die mehreren Angestellten bei Bedarf zur Verfügung stehen. Wirft man einen Blick auf die einzelnen Prozesse des Fuhrparkmanagements, erkennt man die Komplexität dahinter. Folgende Aspekte gehören zum Fuhrparkmanagement:

Erarbeitung der Car Policy

Das Fundament eines Fuhrparks bildet die Car Policy, für deren Erarbeitung der Fuhrparkmanager verantwortlich ist. In der Car Policy wird festgeschrieben, welche Mitarbeiter/-innen einen Dienstwagen nutzen dürfen, wie teuer das jeweilige Fahrzeug sein darf und welche Ausstattung es haben darf. Im Hinblick auf den Status als Prestigeobjekt und das damit einhergehende Konfliktpotenzial unter den Angestellten kommt der Car Policy große Bedeutung zu. Der Fuhrparkmanager muss die Richtlinien transparent gestalten und verständlich formulieren, sodass es nicht zu Streitigkeiten im Unternehmen kommen kann.

Abschluss von Leasingverträgen

Für Unternehmen lohnen sich Leasingverträge vor allem in finanzieller Hinsicht. Die monatlichen Raten gelten als Nutzungsgebühr, weshalb die Liquidität unangetastet bleibt. Außerdem übernimmt der Leasinggeber das Risiko der Gebrauchtwagenverwertung, was besonders heutzutage sehr vorteilhaft ist. Die monatlichen Kosten bleiben als feste Größe überschaubar. Zudem lassen sich mit gut kalkulierten Laufleistungen und Laufzeiten optimale Verträge abschließen. Mit stets aktuellen Fahrzeugen vermeiden Fuhrparke ferner Kostenfallen, die veraltete Autos mit sich bringen. Die Abschließung effizienter Leasingverträge ist Aufgabe des Fuhrparkmanagers.

Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Des Weiteren müssen Fuhrparkmanager einen Überblick über alle rechtlichen Bestimmungen haben und deren Einhaltung sicherstellen. Zu den wichtigsten Pflichten zählen die Fahrerunterweisung nach UVV und die Führerscheinkontrolle. Denn als Halter der Fahrzeuge muss das Unternehmen in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob die Fahrzeugnutzer/-innen über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen. Da Dienstwagen und Poolfahrzeuge als Arbeitsmittel gelten, müssen Unternehmen ihre Belegschaft regelmäßig im Umgang mit diesen schulen. Kommt das Unternehmen diesen Pflichten nicht oder nur unzureichend nach, können hohe Bußgelder verhängt werden. Dies gilt insbesondere bei der Beauftragung von Personen, die nicht die notwendigen Qualifikationen zur Durchführung der Schulungen aufweisen. Im Falle eines Schadens droht zudem der Verlust der Unfallversicherung.

Kraftstoffmanagement

Auch Dienstwagen und Poolfahrzeuge wollen betankt werden. Damit die Mitarbeiter/-innen für das Betanken nicht in Vorkasse treten müssen und ein kompliziertes Abrechnungsmodell entsteht, muss der Fuhrparkmanager Vorkehrungen treffen. Mittlerweile hat sich vor allem das Modell der Tankkarten etabliert, die von Tankstellenbetreibern als Kooperationspartnern herausgegeben werden. Die Verantwortung für das Zustandekommen solcher Partnerschaften liegt auch in diesem Fall beim Fuhrparkmanager.

Schadenmanagement und Unfallmanagement

Die Schadenabwicklung ist wohl eine der zeit- und kostenintensivsten Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Zuerst gilt es, die betroffenen Angestellten zu unterstützen und mobil zu halten. Sie sollen so wenig wie möglich mit der Abwicklung zu tun haben. Wir übernehmen das gesamte Schadenmanagement und die Kommunikation mit einer Vielzahl von Prozessteilnehmern für Sie. Dazu zählen u. a. Abschleppdienste, Werkstätte, Versicherer (eigene und gegnerische), Gutachter und Rechtsanwälte.

Abwicklung der Fahrzeugrückgabe

Am Ende des Leasingzeitraums muss die Rückgabe des Fahrzeugs und die Wertermittlung sowie die Endabrechnung organisiert werden. Die Leasinggeber stellen einen Katalog zur Verfügung, aus dem hervorgeht, welche Mängel akzeptiert werden und welche nicht. Schäden, die nicht der Laufzeit und Laufleistung entsprechen, werden von Gutachtern bewertet. Der Fuhrparkmanager muss auch hier Know-how beweisen und als selbstbewusster Experte auftreten, denn fünf Gutachter kommen zu sechs verschiedenen Bewertungen. Um hohe Kosten zu vermeiden, muss er wissen, worauf zu achten ist.

Studie belegt Vernachlässigung im Fuhrparkmanagement

Es wird deutlich, dass das Fuhrparkmanagement äußerst anspruchsvoll ist und besondere Qualifikationen der Verantwortlichen erfordert. Mit der Größe des Fuhrparks steigt auch der Aufwand und die Verantwortung. Nach den Personalkosten ist der unternehmenseigene Fuhrpark seit den 1980er-Jahren in vielen Fällen der größte Kostenfaktor. Doch in der Praxis betrauen Unternehmen häufig fachfremde Angestellte statt Spezialisten mit diesen komplexen Aufgaben. In einer Studie fanden der Bundesverband Fuhrparkmanagement und Dataforce 2017 heraus, dass nur zehn Prozent der befragten Fuhrparkleiter an Fortbildungen für diesen Tätigkeitsbereich teilgenommen hatten.

Im Durchschnitt wandten die Studienteilnehmer/-innen lediglich 8,1 Stunden pro Woche für das Fuhrparkmanagement auf. 66,2 Prozent der Befragten investierten sogar weniger als fünf Stunden pro Woche. Der größte Teil der Arbeitszeit entfiel auf das Schadenmanagement (28 Prozent), gefolgt von der Beschaffung von Neufahrzeugen (20 Prozent). Hinzu kamen intransparente Organisationsabläufe und unklare Kompetenzverteilungen. Insgesamt verfügten nur fünf Prozent der Unternehmen über eine eigenständige Abteilung im Haus, die ausschließlich für das Fuhrparkmanagement verantwortlich war.

Qualifizierte Fuhrparkmanager sind das A und O

Wie kann es sein, dass ein so kostenintensiver und komplexer Bereich Laien überlassen wird? Autos, vor allem Dienstwagen, gelten nach wie vor als begehrenswerte Prestigeobjekte. Dadurch verlaufen Gespräche diesbezüglich nicht immer emotionslos. Firmenchefs geben die Aufgabe daher gern ab und delegieren sie an Angestellte. Zudem gilt der Fuhrpark häufig als weniger wichtig und vielmehr als lästige Pflicht. Aus dem fehlenden Interesse resultiert fehlendes Know-how. Die verantwortlichen Mitarbeiter/-innen sind bereits mit ihrer bisherigen Arbeit ausgelastet und müssen nun zusätzlich einen Fuhrpark managen. Angesichts der vielfältigen Aufgaben des Fuhrparkmanagers kann solch eine Regelung nur zu Problemen führen. Denn es ist unmöglich, neben der eigentlichen Arbeit den Überblick über alle Verträge zu behalten, Fahrzeuge zu bestellen und auszuliefern sowie Fahrzeugprüfungen durchzuführen. Hinzu kommt notwendiges Fachwissen, über das fachfremdes Personal kaum verfügen kann. Von professionellem Fuhrparkmanagement kann hier nicht die Rede sein, sondern lediglich notdürftig verwaltet.

Die Beschäftigung eines Experten ist unabdingbar, um das Fuhrparkmanagement effizient zu gestalten und fortwährend zu optimieren. Die dadurch anfallenden Kosten rentieren sich allerdings erst ab einer bestimmten Fuhrparkgröße. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich die Investition in eigenes Fachpersonal nicht.

Die Lösung heißt externes Fuhrparkmanagement

Doch auch für solche Fälle hält der Markt Lösungen bereit, die Unternehmen mit kleinen oder mittelgroßen Fahrzeugflotten entlasten und das Fuhrparkmanagement auf ein neues Niveau heben können. In diesen Fällen wird das Fuhrparkmanagement outgesourct. Vor der Vergabe an externe Fuhrparkmanager muss das Unternehmen jedoch Weitsicht beweisen und Kalkulationen anstellen, wie sich der Fuhrpark in den nächsten Jahren entwickeln wird, welche Autos gefragt sein werden und welchen Anspruch man an die eigene Fahrzeugflotte stellt. Externe Fuhrparkmanager begleiten diesen Entscheidungsprozess mit Erstgesprächen und Analysen. Außerdem zeigen sie bisherige Schwachstellen auf und weisen auf rechtliche Grundsätze hin.

Diese Investition ist für Unternehmen schnell rentabel, da sie nicht nur Zeit und Manpower einsparen, sondern gegebenenfalls hohe Kosten vermeiden, die bei unvorteilhaften Leasingverträgen und rechtlichen Vergehen drohen. Dienstleister unterstützen Fuhrparkeigner mit einem ganzen Team voller Experten. Denn sämtliche Bereiche sind mittlerweile derart komplex, dass sie spezialisierte Fachkräfte voraussetzen, die mit allen relevanten Aspekten und dem anfallenden Workflow vertraut sind.

Mit smarter Software zum professionellen Fuhrparkmanagement

Unternehmen, die ihren Fuhrpark intern von beliebigen Angestellten managen lassen, nutzen oft Excel für die Datenpflege. Eine der häufigsten Google-Suchanfragen zum Themenfeld Fuhrparkmanagement ist daher „Fuhrparkmanagement Excel“, gerne mit dem Zusatz „kostenlos“. Doch das Programm ist als Kalkulationssoftware weder dafür ausgelegt, noch bietet es alle erforderlichen Funktionen für ein professionelles Fuhrparkmanagement. Ebenso häufig wird „Fuhrparkmanagement Aufgaben“ gesucht. Doch auch solche „Checklisten für Fuhrparkmanagement“ helfen bei fehlendem Know-how nicht weiter. Hier wird am falschen Ende gespart, was für Unternehmen kostspielige Folgen haben kann.

Auf dem Markt stehen seit einigen Jahren verschiedene Software-Lösungen zur Verfügung, die die Organisation des Fuhrparks einfacher gestalten. Hervorzuheben ist hier die prämierte Software der belgischen Firma Dragintra, die auch für deutsche Nutzer zur Verfügung steht. Inzwischen lassen sich solche cloudbasierten Programme mit Apps kombinieren, was gerade im Bereich der Mobilität sehr komfortabel ist. Doch auch hier muss der Fuhrparkmanager als Nutzer und Administrator Erfahrung und Expertise mitbringen.

Fuhrparkmanagement der Zukunft

Das gestiegene Umweltbewusstsein in der Gesellschaft und die damit einhergehenden Entwicklungen in der Automobilindustrie haben wir bereits in den vergangenen Blogbeiträgen thematisiert. Doch dies berührt nicht nur Fahrzeug- und Dienstwagennutzer, sondern auch Fuhrparkmanager. Auf sie kommen neue Herausforderungen und Entwicklungen zu, die Weitsicht erfordern. Die Aufgaben im Fuhrparkmanagement werden zukünftig noch vielfältiger. Dazu gehört die Beurteilung der jeweiligen Fahrzeuge hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit. Denn nicht alle Antriebstypen eignen sich für jedes Unternehmen. Darüber hinaus muss der Fuhrparkleiter kalkulieren, ob die Anschaffung einer eigenen Ladestation für Elektroautos rentabel ist. Er muss außerdem überlegen, wie viele „Zapfsäulen“ benötigt werden, um allen Angestellten ein komfortables Laden zu ermöglichen.

In Bezug auf die staatlichen Förderungen für Elektroautos müssen Antragsfristen und Auslieferungstermine der momentan sehr begehrten Fahrzeuge beachtet werden. Im schlimmsten Fall entfallen die eingeplanten Zuschüsse der BAFA, was sich wiederum auf die Wirtschaftlichkeit der bestellten Fahrzeuge auswirken kann.

Die Gesellschaft und ihr neues Umweltbewusstsein schlägt sich allerdings nicht nur in den Verkaufszahlen alternativ betriebener Fahrzeuge nieder. Stand bislang das Auto im Fuhrparkmanagement im Fokus, sind es mittlerweile die einzelnen Angestellten selbst. Der Dienstwagen ist nicht mehr das Mittel der Wahl, sondern nur eine Möglichkeit unter vielen, um die eigenen Mitarbeiter/-innen mobil zu halten. Unternehmen interessieren sich heutzutage mehr denn je für alternative Mobilitätskonzepte. Immer beliebter werden Mietfahrräder, Zuschüsse für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel und das Konzept der Car Allowance. Besonders Unternehmen in ländlichen Regionen sind offen für solche Angebote. Sie haben bereits mit dem demografischen Wandel zu kämpfen und müssen daher zusätzliche Anreize für potenzielle Arbeitnehmer/-innen schaffen. Dazu gehört inzwischen auch ein ansprechendes Mobilitätskonzept.

Fazit: Fuhrparkmanagement braucht Profis

Es wird deutlich, dass die Anforderungen, die an das Fuhrparkmanagement und die Verantwortlichen gestellt werden, immer vielfältiger und komplexer werden. Gerade kleine und mittelgroße Unternehmen unterschätzen die Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Die Übergabe in vertrauensvolle Hände führt nicht nur zu einer Optimierung und Absicherung des Fuhrparks, sondern ebenso zu einer deutlichen Entlastung der eigenen Arbeitskräfte.

Der nächste Blogartikel wird sich mit der Infrastruktur für alternative Antriebstechniken befassen. Ein wichtiges Thema für alle Fuhrparkmanager.

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