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Schadenmanagement im Fuhrpark

Sorgenfreies Schadenmanagement im Fuhrpark – So verlieren Unfälle ihren Schrecken

Es ist schnell passiert und genauso schnell kann es teuer werden. Autounfälle gehören zum Alltag und doch stellt ihre Regulierung Unternehmen vor große Herausforderungen. Die Abwicklung von Schadenfällen bedeutet einen gewaltigen Verwaltungsakt. Versicherer und Leasinggeber, Werkstätte sowie Gutachter und Controlling-Abteilung wollen informiert und eingebunden sein. Hinzu kommen das Wohlergehen und die Mobilität des Fahrers, die garantiert sein muss, und mögliche rechtliche Konsequenzen. All diese Faktoren und viele mehr zählen zum Schadenmanagement im Fuhrpark. Es ist einer der anspruchsvollsten Bereiche des Fuhrparkmanagements und erfordert Profis. Wir zeigen Ihnen, was zum Schadenmanagement dazugehört, was zu beachten ist und welche Lösungen es für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Fahrer gibt.

Schadenmanagement im Fuhrpark

Unter dem Begriff Schadenmanagement werden alle Prozesse zusammengefasst, die für die Abwicklung eines Unfalls notwendig sind. Sie beginnen bei der Aufnahme des Unfalls und enden in der Regel mit der Endabrechnung. Professionelle Dienstleister können in solchen Fällen die gesamte Kommunikation mit Versicherern, Leasinggesellschaften, Werkstätten etc. für Sie übernehmen und für einen transparenten Ablauf sorgen.

Im Schadenfall immer erreichbar: die 24/7-Hotline der T.F-uhrpark Consulting

Kleinere Schäden am Auto, wie etwa Kratzer im Lack, sind ärgerlich. Und auch Auffahrunfälle mit Dellen in der Stoßstange bedeuten im ersten Moment Stress, doch Personenschäden sowie massive Sachschäden und Unfälle auf Autobahnen stellen für Fahrer ungleich extremere Ausnahmesituationen dar. Es fällt schwer, in solchen Momenten klare Gedanken zu fassen, dennoch müssen wichtige Maßnahmen ergriffen werden. Die psychischen Anforderungen an die verunfallten Fahrer sind – soweit sie natürlich unversehrt und handlungsfähig sind – dementsprechend enorm. Erste Unterstützung können Fahrer durch eine rundum die Uhr besetzte Hotline erhalten, die die T.F-uhrpark Consulting für ihre Kunden bereithält.

Die oberste Priorität für die geschulten Mitarbeiter der Hotline hat die Unversehrtheit der Fahrer. Mit großem Einfühlungsvermögen können sie verunfallte Fahrer beruhigen und ihnen bei den weiteren Schritten zur Seite stehen. Ziel der Hotline, deren Rufnummer jeder Fahrer per Kurzwahl gespeichert haben sollte, ist es, die bestmögliche Unterstützung zu leisten und den Fahrern ein sicheres Gefühl zu geben. Nachdem sich die Mitarbeiter von der Unversehrtheit des Fahrers überzeugt haben, bringen sie routiniert und ruhig die ersten wichtigsten Informationen in Erfahrung:

Wichtige Fragen nach einem Unfall:

Sind Personen zu Schaden gekommen? Wie ist der Unfall geschehen? Ist das Auto fahrbereit? Noch vor Ort sollten – wenn es die Situation zulässt – Fotos entstehen. Je mehr Details die Hotline-Mitarbeiter bekommen, desto einfacher und schneller können sie den Schadenfall bearbeiten. Ein durchstrukturierter Prozess beginnt. Wenn das Auto noch fahrtüchtig ist, organisiert der Dienstleister einen Werkstatttermin, andernfalls das Abschleppen des Fahrzeugs und die Bereitstellung eines Mietwagens. Ganz gleich, was passiert: Der Fahrer steht im Mittelpunkt aller Bemühungen der T.F-uhrpark Consulting. Fehlt ein Service wie die jederzeit erreichbare Hotline, ist der Fahrer auf sich allein gestellt. Er muss den Fuhrparkleiter informieren, selbst die richtigen Entscheidungen vor Ort treffen und kann nicht auf erfahrene Kundendienstmitarbeiter zurückgreifen, die rundum die Uhr erreichbar sind. 

Häufige Frage: Muss die Polizei bei Unfällen verständigt werden?

Oftmals fordern Fuhrparkleiter, dass Fahrer die Polizei nach Unfällen mit einer dritten Person hinzuziehen sollen. Damit möchten sie sich vor langwierigen Streitereien zwischen den Beteiligten und den Versicherungen schützen. Hinzu kommt, dass Fuhrparkautos in der Regel geleast sind und Fuhrparkmanager gerne etwas „Handfestes“ gegenüber den Leasingunternehmen vorweisen können möchten. Was in der Theorie überaus verständlich klingt, funktioniert in der Praxis nicht immer. Die Polizei kommt bei sogenannten Bagatellschäden häufig nicht mehr zum Unfallort, da sie ausgelastet ist und einfache Sachschäden nicht immer polizeilich aufgenommen werden müssen. Zudem ist ein Strafzettel für den Unfallverursacher nach der Verständigung der Polizei obligatorisch. Bei kleineren Sachschäden können sich die Parteien in der Regel untereinander verständigen und unnötige Geldbußen vermeiden.

Kommunikation im Schadenmanagement im Fuhrpark

Nachdem die ersten Schritte getan sind, muss der Fuhrparkleiter den Schaden der Versicherung anzeigen. Gegebenenfalls muss ein Austausch mit der gegnerischen Versicherung stattfinden. Wurden die Kontaktdaten beim Unfall aufgenommen, sollte dies reibungslos funktionieren. Als nächstes sollte der Fuhrparkverantwortliche die Werkstatt um einen Kostenvoranschlag bitten. Bei Reparaturkosten, die die Obergrenze der Kaskoversicherung nicht übersteigen, beauftragt die Versicherung in der Regel keinen Gutachter. Stimmen alle Instanzen einer Reparatur durch die Werkstatt zu, kann der Fuhrparkleiter diese beauftragen. Gleichzeitig gilt es, den Fahrer mobil zu halten und ihm dafür ein Ersatzfahrzeug, beispielsweise einen Mietwagen, bereitzustellen.

Auch diese Kosten können durch eine entsprechende Kfz-Versicherung gedeckt sein. Kommt es zu Streitigkeiten bezüglich der Frage, wer den Unfall verschuldet hat, muss die Rechtsabteilung des Unternehmens tätig werden und sich mit der Gegenseite auseinandersetzen. Vor allem wenn es zu Personenschäden Dritter gekommen ist, sind rechtliche Nachspiele nicht selten. Nachdem das verunfallte Fahrzeug wieder zurück aus der Reparatur ist, muss die Übergabe an den Fahrer und die Rückgabe des Mietwagens organisiert werden. Für Fuhrparkleiter bedeutet das einen großen Arbeitsaufwand, der mit vielen Absprachen verbunden ist. Als Kunde der T.F-uhrpark Consulting braucht man sich um solche Dinge nicht kümmern: Wir übernehmen die gesamte Abwicklung des Schadenfalls für Sie, sodass Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Controlling: Wichtige Stütze im Schadenmanagement

Den Abschluss beim Schadenmanagement übernimmt die Controlling-Abteilung, die die Rechnungen mit den Kostenvoranschlägen vergleicht. Ist es beim vereinbarten Preis geblieben? Wie sieht es mit der Abrechnung für den Mietwagen aus? Wurde bereits Geld seitens der Versicherung überwiesen? Zu guter Letzt erstellen die zuständigen Mitarbeiter der Controlling-Abteilung einen ausführlichen Report, der den gesamten Vorgang noch einmal zusammenfasst: Fahrer, Fahrzeug, Unfallhergang etc.

Schadenmanagement outsourcen und Geld einsparen

Der kurze Abriss über die komplexen Prozessabläufe verdeutlicht, dass das Schadenmanagement im Fuhrpark sehr umfangreich ist und viele Fallstricke aufweist. Es sind viele verschiedene Parteien involviert, die gleichermaßen auf dem aktuellen Stand sein wollen und ihrerseits mit bestimmten Vorstellungen und Wünschen an Fuhrparkmanager herantreten. Fehlt die nötige Expertise, kann es schnell teuer werden: überteuerte Reparatur, fragliche Wirtschaftlichkeit der Reparatur, ungünstige Versicherungspolice etc. Bei der Schädigung Dritter können zudem empfindliche Forderungen seitens der gegnerischen Seite gestellt werden. Rechtsbeistand ist in solchen Fällen unabdingbar, die unternehmenseigene Rechtsabteilung aber mit dem Verkehrsrecht und seinen Eigenheiten eventuell nicht vertraut. 

Rundum sorglos durch Servicepartner im Schadenmanagement im Fuhrpark

Die Vorteile des professionellen Schadenmanagement sind außerordentlich zahlreich. Die T.F-uhrpark Consulting übernimmt das Schadenmanagement im Fuhrpark für Sie und das eingesetzte Expertenteam wickelt den gesamten Vorgang ab, sodass alle Fäden in einer Hand zusammenlaufen. Dieses Vorgehen führt zu optimierten Prozessen, einer effizienten Durchführung und Transparenz für alle beteiligten Parteien.  Kunden, die sich für diesen Service entscheiden, können ihrer gewohnten Arbeit nachgehen und sich sicher sein, dass etwaige Unfälle bestmöglich reguliert werden.

Die T.F-uhrpark Consulting bietet ihren Kunden an, die Schadensteuerung zu Karosseriebetrieben bundesweit durchzuführen, sodass die teure und aufwendige Überführung der verunfallten Fahrzeuge entfallen kann. Im Anschluss übernimmt die T.F-uhrpark Consulting auch die Prüfung der Kostenvoranschläge, der Rechnungen und der Wirtschaftlichkeit der Reparatur. Hier kommt die Expertise des Teams besonders zum Tragen, sodass unnötige Kosten oder gar unwirtschaftliche Entscheidungen vermieden werden. Besonderen Komfort bietet die Mobilitätsgarantie, die dafür sorgt, dass Ihre verunfallten Fahrer sich keine Sorgen um die Weiterfahrt machen müssen. Sie können auf den Hol- und Bringservice oder wahlweise auf ein kostenloses Mietfahrzeug zurückgreifen. Darüber hinaus zählen die Fahrerkommunikation, die Erstellung der Schadenstatistik, die Fahrzeugreinigung nach der Reparatur sowie das Reklamationsmanagement zum Servicepaket.

Eine besondere Herausforderung stellt die Schadenabwicklung im Ausland dar. Doch auch hier unterstützt Sie unser Team. Für die Gewährleistung dieser anspruchsvollen Services unterzieht die T.F-uhrpark Consulting ihre Partnerbetriebe einer strengen Qualitätskontrolle. Doch vor allem steht die T.F-uhrpark für einen kundenorientierten Service, der auch die Fahrer des Unternehmens in den Blick nimmt. Unfälle bedeuten Ausnahmesituationen für Fahrer und sollten als solche behandelt werden. Empathie und ständige Erreichbarkeit sind wesentliche Bausteine für unser Rundum-sorglos-Paket. Fahrer können sich sicher sein, dass sie jederzeit einen Ansprechpartner haben und Hilfe erhalten – egal wann, egal wo.

Digitale Helfer

Auch im Bereich des Schadenmanagement hat die Digitalisierung Einzug erhalten. So stehen diverse Apps zum Angebot, die die Abwicklung der Schäden vereinfachen sollen. Funktionen wie die Übermittlung von Daten und Fotos direkt vom Unfallort beschleunigen die Abwicklung und stellen sicher, dass alle involvierten Parteien, Versicherer und Fuhrparkmanager, zeitgleich mit den wichtigsten Informationen versorgt sind. Führt der Fuhrparkmanager seine Flotte bereits digital, profitiert er auch beim Schadenmanagement davon. Er kann komfortabel und mit wenigen Klicks alle relevanten Daten eines bestimmten Fahrzeugs und eines Fahrers einsehen und an die jeweiligen Ansprechpartner weiterleiten.

Prävention

Damit es erst gar nicht zu Unfällen kommt, gehört auch deren Prävention als gesonderter Bereich zum Schadenmanagement im Fuhrpark. Die im regelmäßigen Turnus stattfindende Fahrerunterweisung ist eine der wesentlichen Vorkehrungen, um die eigenen Mitarbeiter und deren Fahrzeuge vor Schäden zu bewahren. Zu diesem Bereich zählt aber auch die mit Bedacht gewählte Ausstattung der Fahrzeuge, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Assistenzsysteme wie automatische Abstandswarner, Totwinkel-Assistenten oder Pre-Brake-Systeme tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter sicher unterwegs sind. Dementsprechend sollte die Fahrzeugausstattung auch aus dieser Perspektive betrachtet werden.

Fazit

Das Schadenmanagement im Fuhrpark ist ein äußerst empfindlicher Bereich des Fuhrparkmanagement. Zum einen laufen verschiedene Prozesse gleichzeitig ab, zum anderen erfordern diese Kenntnisse aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Für Fuhrparkmanager bedeutet das einen enormen Arbeitsaufwand, vor allem wenn die Erfahrungen in bestimmten Bereichen wie dem Verkehrsrecht fehlen. Unnötig hohe Kosten und mangelnde Mobilität der Fahrer können die Folge sein. Im schlimmsten Fall können gar rechtliche Konsequenzen drohen, die mit der richtigen Expertise hätten vermieden werden können. Das Outsourcen dieses sensiblen Bereichs ist daher eine Lösung, die nicht nur komfortabel, sondern auch ökonomisch äußerst sinnvoll ist. Dienstleister wie die T.F-uhrpark Consulting tragen dafür Sorge, dass Fahrzeugschäden ihren Schrecken für Sie und Ihre Fahrer verlieren.