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Fuhrparkmanagement und Corona. Was hat sich verändert?

Fuhrparkmanagement und Corona. Was hat sich verändert und was ist zu beachten?

Seit Anfang des Jahres bestimmt Corona die Schlagzeilen und den Alltag. Nach dem ersten Lockdown im Frühjahr folgte nun der zweite. Die Arbeitswelt und Lebensweise haben sich in den vergangenen Monaten grundlegend geändert. Homeoffice und Telearbeit haben an Bedeutung zugenommen, Dienstreisen sind größtenteils verboten und ganze Betriebe unter Quarantäne gestellt worden. Auch das Fuhrparkmanagement ist nach wie vor von diesen tiefgreifenden Entwicklungen betroffen. Welche Auswirkungen die Corona-Pandemie auf das Fuhrparkmanagement hat, welche Maßnahmen aktuell ergriffen werden müssen und wie sich das Fuhrparkmanagement nach der Pandemie voraussichtlich gestalten wird, lesen Sie hier.

Erste Vorkehrungen: Hygienemaßnahmen

Um die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleisten zu können, müssen, wie zurzeit überall Schritte unternommen werden, die auf die Hygiene abzielen. Das Wichtigste ist derzeit sicherlich das Desinfizieren. Studien haben gezeigt, dass das Virus auf glatten Oberflächen bis zu vier Wochen überleben kann. Dementsprechend können auch Dienstwagen, insbesondere Poolfahrzeuge, zu Gefahrenfeldern werden, wenn ihre Reinigung unzureichend bleibt oder gar entfällt. Poolfahrzeuge mit verschiedenen Nutzern bergen sicherlich noch einmal ein anderes Infektionsrisiko als Dienstwagen für einzelne Mitarbeiter. Daher müssen Fuhrparkmanager während der Corona-Pandemie für eine ausreichende Reinigung der Fahrzeuge Sorge tragen. Darunter fallen auch die Unterweisung der Fahrer, wie ein Fahrzeug zu desinfizieren ist, und die Versorgung mit Desinfektionsmitteln, die auf die verschiedenen Materialien der Autos abgestimmt sind. Softwares für Fuhrparkmanagement können hierbei hilfreich sein. Sie können beispielsweise dokumentieren, welche Autos bereits desinfiziert wurden und bereit für die nächsten Fahrten sind.

Leasingunternehmen ansprechen

Ein wesentlicher Punkt, um den Fuhrpark bestmöglich durch die Corona-Pandemie zu bringen, sind die Absprachen mit den Leasingunternehmen. Mit diesen sollte u.a. abgesprochen werden, ob eine Stundung möglich ist und wie es sich mit den offenen Bestellungen sowie den anstehenden Rückgaben der Fahrzeuge verhält. Durch die Arbeit im Homeoffice und das Verbot von nicht unbedingt notwendigen Dienstreisen bleibt die Laufleistung der geleasten Fahrzeuge häufig hinter dem, was im Vorhinein kalkuliert wurde. Durch Lieferschwierigkeiten und die Unwägbarkeiten des Marktes kann es jedoch sinnvoll bzw. notwendig sein, die Fahrzeuge länger zu nutzen als ursprünglich im Leasingvertrag vorgesehen.

Fuhrparkmanager sollten in diesen Fällen die Anpassung der Verträge mit den Leasinggebern verhandeln und im Vorhinein entsprechende Reports über die Fahrzeuge anfordern oder mit eigener Software erstellen. Hier bietet sich ein enormes Einsparungspotenzial, das es auszuschöpfen gilt, um den Fuhrpark so effizient wie möglich durch die Corona-Pandemie zu führen. Leasinggeber können ihren Kunden außerdem in operativen Prozessen unterstützend zur Seite stehen. Ständiger Kontakt ist auch hier entscheidend, da sich von Woche zu Woche neue Entwicklungen ergeben.

Flexibilität ist der Schlüssel

Um eben auf alle möglichen Entwicklungen reagieren zu können, müssen Fuhrparkmanager flexibel sein. Grundsätzlich ist Flexibilität im Bereich des zweitgrößten Kostenfaktors der Unternehmen wichtig – während der Corona-Pandemie aber besonders. Aufgrund der Quarantänemaßnahmen, Hygienevorschriften und gedrosselten Produktionen kommt es aktuell zu Lieferverzögerungen, auf die Fuhrparkmanager reagieren müssen. Hier heißt es: flexibel sein! Beispielsweise sind bestellte Fahrzeugmodelle nicht lieferbar, sodass auf bisher unbeachtete Alternativen ausgewichen werden kann bzw. muss. Auch hier ist die Kommunikation mit den richtigen Ansprechpartnern unerlässlich. Denkbar ist zudem, die bestehenden Verträge zu prüfen und gegebenenfalls zu verlängern. Damit können Unternehmen bares Geld einsparen und die weiteren Entwicklungen auf dem Markt und dessen Normalisierung abwarten. Nach der Beruhigung der Lage ist außerdem mit kräftigen Preisnachlässen und Fördermitteln zu rechnen, die die Wirtschaft wieder ankurbeln sollen.

Eine weitere Möglichkeit für Fuhrparkmanager, um während der Pandemie flexibel zu bleiben, sind Mietfahrzeuge. Mit ihnen lassen sich kurzfristige Engpässe im Fahrzeugbestand beheben, ohne dass Verträge mit langer Laufzeit geschlossen werden müssen.

Corona: Katalysator für digitales Fuhrparkmanagement

Die stark angestiegene Bedeutung von Flexibilität fordert Fuhrparkmanager zurzeit außerordentlich. Es ist daher kein Wunder, dass sie vermehrt nach digitalen Lösungen suchen, um ihren Fuhrpark effizient zu steuern. Fuhrparksoftwares helfen dabei, den Fahrzeugbedarf und die -auslastung zu überschauen und zu optimieren. Zudem lassen sich mit digitalen Lösungen Touren und Carsharing besser organisieren. Wie viele andere Arbeitnehmer in Deutschland, befinden sich auch Fuhrparkmanager häufig im Homeoffice. Doch trotz Homeoffice müssen Fuhrparkmanager handlungsfähig und der Fuhrpark einsatzbereit bleiben. Für Unternehmen, die noch nicht auf digitales Fuhrparkmanagement umgestiegen sind, stellt Homeoffice jedoch ein großes Problem dar. Akten mit Fahrzeugdaten, Verträgen und anderen Unterlagen lassen sich kaum mitnehmen und der Kontakt zu Fahrern und Ansprechpartnern ist deutlich erschwert.

Von der notwendigen Flexibilität kann unter diesen Umständen keine Rede sein. Daher stieg bereits zu Beginn der Pandemie die Nachfrage nach digitalen Lösungen für das Fuhrparkmanagement. Cloudbasierte Softwares ermöglichen es Fuhrparkmanagern, effizient von zu Hause zu arbeiten und komfortabel Einsicht in wichtige Daten zu nehmen. So können Fuhrparkmanager auch während der Corona-Pandemie kurzfristig auf neue Entwicklungen reagieren.

Umplanen und Weitsicht zeigen

Fuhrparkmanagement bedeutet allerdings deutlich mehr, als auf aktuelle Widrigkeiten Antworten zu finden. Weitsicht ist in diesem Berufsfeld stets gefragt, doch die Pandemie zwingt Fuhrparkmanager, noch umsichtiger zu handeln und etwaige Entwicklungen vorauszusehen. Es reicht momentan nicht aus, den turnusmäßigen Fahrzeugtausch im Auge zu behalten und entsprechende Angebote einzuholen. Vielmehr muss wohl überlegt sein, ob Neuanschaffungen sinnvoll sind, wie es um den Markt in einigen Monaten bestellt sein wird und ob der Bedarf an Fahrzeugen aufgrund des veränderten Mitarbeiterverhaltens noch so hoch ist wie zu Beginn der Pandemie. In der aktuell schwierigen Lage mit sich ständig wechselnden Bedingungen ist es außerordentlich wichtig, einen klaren Fahrplan zu entwickeln.

Wie bereits beschrieben, müssen Reports erstellt bzw. angefordert werden. Darüber hinaus sollten aber auch schon Termine angesetzt werden, an denen die nächsten Überprüfungen stattfinden sollen. Das Definieren von Kennzahlen mit damit verbundenen Mechanismen, ist eine weitere Aufgabe. Hierzu zählen Laufleistung, Auslastung, auslaufende Verträge etc. Für alle Eventualitäten müssen Pläne erarbeitet werden, damit jederzeit verschiedene Handlungsoptionen vorliegen und die Einsatzbereitschaft des Fuhrparks garantiert ist. Durch dieses weitsichtige und überlegte Vorgehen können Fuhrparkmanager die neuen Entwicklungen antizipieren und die bestmöglichen Entscheidungen für ihren Fuhrpark treffen.

Eingeschränkter Service

Die Wartung und Inspektion der Flottenfahrzeuge ist nach wie vor Verantwortung des Fuhrparkmanagers. Außerdem sind sie für die Schadenabwicklung und die Organisation sonstiger Werkstatttermine zuständig. Während der Corona-Pandemie müssen sie beachten, dass es in den Werkstätten zu Terminverschiebungen und Verzögerungen kommen kann. Denn Werkstattmitarbeiter sind von Quarantänemaßnahmen und der fehlenden Kinderbetreuung ebenso betroffen wie andere Arbeitnehmer. In der Folge können Inspektionen und Ähnliches nicht termingerecht durchgeführt werden. Reparaturen und Reifenwechsel lassen auf sich warten. Fuhrparkleiter müssen daher im ständigen Kontakt mit den Werkstätten stehen und Alternativen ausarbeiten, falls Fahrzeuge nicht mehr betriebsbereit sind.

Beispielsweise sollte man prüfen, ob die Anzahl der genutzten Fahrzeuge durch ein geschicktes Management reduziert werden kann oder ob zur dauerhaften Nutzung überlassene Fahrzeuge temporär als Poolfahrzeuge bzw. Carsharing-Autos zum Einsatz kommen können. Des Weiteren könnten Fuhrparkmanager die Versicherer ansprechen und mit ihnen über eine zumindest zeitweilige Aufhebung der Werkstattbindung verhandeln, um größeren Spielraum zu bekommen. Auch die Anmeldung neu angeschaffter Fahrzeuge stellt Fuhrparkmanager vor Probleme. Viele Ämter sind derweil geschlossen oder arbeiten mit verringertem Personalbestand, sodass es bei den Zulassungen zu Schwierigkeiten kommen kann.

Rechtliche und steuerliche Konsequenzen beachten

In Deutschland reagieren viele Unternehmen mit Kurzarbeit und Homeoffice auf die Corona-Pandemie. Dabei entstehen rechtliche und steuerliche Fragen, die keine unerheblichen Konsequenzen nach sich ziehen können. Beispielsweise stellt sich die Frage, ob bei Kurzarbeit noch ein Anspruch auf einen Dienstwagen besteht oder ob das Fahrzeug zurückgegeben werden muss. Dergleichen ist zu klären, ob die Besteuerung der Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anders anzusetzen ist als bisher, wenn der betreffende Mitarbeiter im Homeoffice tätig ist. 

Fuhrparkmanagement nach Corona

Bereits vor einiger Zeit – und schon lange vor der Pandemie – hat sich in der Bevölkerung ein Wandel bemerkbar gemacht. Durch Corona erhält dieser Wandel zusätzlichen Auftrieb. Verhaltensweisen werden zunehmend infrage gestellt und nach ihrer Umweltfreundlichkeit beurteilt – so auch das Autofahren. Mobilitätsalternativen wie E-Bikes, Carsharing und natürlich auch E-Autos werden zunehmend beliebter. Die Corona-Pandemie beschleunigt diese Entwicklung auch im Fuhrparkmanagement. Auf der Suche nach möglichen Alternativen zu Fahrzeugen, die aufgrund von pandemiebedingten Lieferschwierigkeiten auf sich warten lassen, rücken andere Mobilitätskonzepte in den Fokus. Der durch Homeoffice nachlassende Straßenverkehr lässt außerdem die Abgaswerte in den Innenstädten deutlich sinken und die Bedeutung umweltfreundlicher Alternativen sichtbar werden. Es ist daher zu erwarten, dass sich die beschleunigte Entwicklung von Fuhrparks, hin zu klimaneutralen Mobilitätsalternativen mit flexiblen Komponenten, etablieren wird – auch um in zukünftigen Krisen dynamischer reagieren zu können.

Außerdem hat die Krise gezeigt, dass Homeoffice und Online-Meetings in der Regel gut zu realisieren sind. Es steht zu vermuten, dass hier ein nachhaltiger Wandel der Arbeitswelt eingesetzt hat und Arbeitnehmer auch nach der Pandemie vermehrt im Homeoffice arbeiten und weniger Dienstreisen unternehmen werden. Die Folgen für das Fuhrparkmanagement sind erheblich: In Zukunft wird die Fahrzeugauslastung ebenso wie der Bedarf an dauerhaft zur Nutzung überlassenen Fahrzeugen wahrscheinlich geringer ausfallen als bisher. Im Gegenzug wird die Bedeutung von Carsharing und ähnlichen Mobilitätskonzepten steigen.

Fazit

Die Corona-Pandemie stellt die Fuhrparkverantwortlichen vor neue Herausforderungen. Fuhrparkmanagement und Corona muss zusammen funktionieren. Kaum ein Aspekt dieses weiten Aufgabenfeldes bleibt von den derzeitigen Entwicklungen unberührt. Im Vordergrund stehen vor allem die Sicherheit der eigenen Mitarbeiter, die durch konsequente Maßnahmen geschützt werden müssen, und die Einsatzbereitschaft der Flotte. Fuhrparkmanagern kommt dementsprechend eine enorme Verantwortung zu – während der Corona-Pandemie noch mehr als sonst. Aber mit ausreichender Flexibilität, digitalen Tools und weitsichtigen Maßnahmen können Fuhrparkmanager die Krise erfolgreich bewältigen.

Der nächste Blogartikel wird sich mit der automatischen Führerscheinprüfung befassen.